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KJP Online-Förderportal des BDKJ NRW

Seit 01.01.2020 gelten neuen Richtlinien. Mit diesen Richtlinien geht einher, dass es für die Abrechnmung ein Online-Förderportal gibt.

Die Abrechnung eurer Maßnahmen ist ausschließlich über das neue Online-Förderportal möglich.
Dort gebt ihr alle wichtigen Daten in eine Online-Maske ein, könnt Abschlagszahlungen beantragen, Rechnungsbelege, Berichte und Teilnahmelisten hochladen und bekommt am Ende eine Zusammenfassung, die ihr unterschrieben mit allen Originalbelegen an die BDKJ Diözesanstelle schickt.

Das Online-Förderportal ist seit dem 20.04.2020 für euch erreichbar unter:

http://kjp.bdkj.nrw

Video-Tutorials

Die BDKJ Landesstelle NRW hat in ihrem YouTube Kanal vier Tutorial-Videos veröffentlicht, die ihr hier finden könnt:

Tutorial 1
  • Einführung in das Förderportal
  • Login/Logout
  • Dashboard
  • Antragsliste
  • Profil
  • Institutionen
  • Bankkonten hinterlegen
  • Leiter*in von Aktivitäten anlegen
Tutorial 2
  • Antrag erstellen
  • Verwenungsnachweis erstellen
  • TN-Liste importieren
  • Beispiel: Kurz- und Ferienfreizeiten
  • Modul Bildungsarbeit
  • Abschlagzahlung beantragen
Tutorial 3
  • Antrag erstellen
  • Verwenungsnachweis erstellen
  • Sonstige öffentliche Förderungen berücksichtigen
  • Beispiele: Bildungsarbeit und offene Veranstaltungen
Tutorial 4
  • Antrag erstellen
  • Verwendungsnachweis erstellen
  • Beispiel: Aus- und Fortbildung
  • Statusanzeige
  • Übersichtsseite eines Antrages

FAQs zum Förderportal

Wenn ihr Fragen und Anregungen zum neuen Online-Förderportal habt, meldet euch gerne unter kjp[at]­bdkj-dv-essen.de bei uns.
Auch bei Fragen zu Antragsstellungen und Verwendungsnachweisen helfen wir gern weiter!

Ein paar Fragen haben wir schon gesammelt und für euch beantwortet:

Wie bekomme ich einen Zugang?

Melde dich per Mail bei deinem Jugendverband oder in der BDKJ Diözesanstelle und gibt deinen Namen, Geschlecht, Adresse, Mailadresse und eine Telefonnummer an. Wichtig ist auch, für welchen Träger, also welche Gruppierung, du den Zugang benötigst.

Wie erstelle ich einen Vorgang?

Jeder Vorgang, der im Portal angelegt wird, heißt "Antrag".
Das führt manchmal zu etwas Verwirrung, weil in dem Vorgang dann für deine Aktivität ein Antrag oder ein Verwendungsnachweis erstellt werden kann.

Um loszulegen, klickst du also erst einmal im Hauptnavigationsmenü auf "Anträge" und in dem aufklappenden Untermenü auf "Antrag erstellen".

Dann wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem du unterschiedliche Möglichkeiten auswählen kannst:

  • Wer ist der*die Antragsteller*in?
  • Zu welchem Förderbereich gehört meine Aktivität?
  • Möchte ich einen Antrag stellen für eine noch kommende Veranstaltung stellen oder einen Verwendungsnachweis für eine abgeschlossene Aktivität erstellen?
    Wichtig: Für 2020 gibt es nur die Option Verwendungsnachweis, ein Antrag ist 2020 nicht nötig, das kommt erst ab 2021 zum tragen.
  • Je nach Förderbereich wird ggf. die Veranstaltungsform (Einzelveranstaltung, Blockveranstaltung, Veranstaltungsreihe) abgefragt.
  • In welchen Jahr findet meine Aktivität statt?

Klick dann wieder auf erstellen und du wirst auf die Übersichtsseite deines Vorgangs weitergeleitet.

Wie erstelle ich einen Verwendungsnachweis?

Wenn du einen Vorgang erstellt hast, wirst du automatisch auf die Übersichtsseite des Vorgangs/Antrags weitergeleitet.

Auf der Übersichtsseite siehst du oben eine Statusleiste mit verschiedenen Stationen.
Den aktuellen Bearbeitungsstand zeigt dir das blaue Kästchen mit den weißen Zahnrad an.
Steht das blaue Kästchen beim Status "Verwendungsnachweis", klick auf dieses Kästchen und so wirst du zu den Formularen weitergeleitet, die du dann nach und nach ausfüllen kannst.

Ein paar Hinweise fürs Ausfüllen:

  • Datum immer im Format TT.MM.JJJJ angeben, also z. B. 10.05.2020
  • PLZ müssen 5-stellig angegeben werden und dürfen nur aus Zahlen bestehen.
    Ihr wart im Ausland z. B. in den Niederlanden? Dann tragt "11111" ein.
    Eure Maßnahme hat an mehreren Orten stattgefunden? Dann tragt bitte "00000" ein.
  • Mit dem Feld "Alle Teilnehmende haben die Datenschutzerklärung akzeptiert" ist gemeint, dass ihr die Daten eurer Teilnehmer*innen für diese Abrechnung verwenden dürft.
  • Unter "Statistische Auswertungen" gibt es die Abfrage nach "Anzahl ehrenamtlicher Personen nach Alter und Geschlecht". Das kann leider nicht automatisch errechnet werden, bitte tragt hier selbst die Verantwortlichen* und Mitarbeiter*innen ein. Referent*innen gehören zu haupt- und nebenberuflichen Personen.

Wie kann ich einen Antrag/Verwendungsnachweis stornieren?

Klicke von der Startseite aus in die Liste deiner Anträge.
Du erreichst sie über die Hauptnavigation über Anträge -> offene Anträge, vom Dashboard aus indem du auf die Zahl unter Meine Anträge klickst oder noch weiter unten auf "Alle xx Anträge anzeigen".

In der Liste suchst du den Vorgang, den du stornieren möchtest und klickst in der Zeile ganz rechts auf das Feld "Aktion", dort kannst du die "Stornierung" auswählen.

Wie kann ich meine Benutzer*innendaten ändern?

Klick ind er Hauptnavigationsleiste auf deinen Namen und dann auf Profil ansehen.
Dort gibt es den Button "Profil bearbeiten". In den neuen Fenster kannst du deine Daten ändern und speichern.

Wie kann ich mein Passwort ändern?

Klick ind er Hauptnavigationsleiste auf deinen Namen und dann auf Profil ansehen.
Dort gibt es den Button "Profil bearbeiten". In den neuen Fenster gibt es den Reiter "Zugang". Da kannst du dein Passwort ändern.

Wie kann ich die Daten meiner Institution (meines Trägers) ändern?

Das kannst du leider selbst nicht machen.
Schreib uns eine Mail an kjp[at]­bdkj-dv-essen.de und wir ändern die Daten für dich.

Was mache ich mit dem Deckblatt und den Originalbelegen?

Das Deckblatt druckst du aus, lässt es von zwei Personen unterschreiben, am Besten von deiner (Orts-)Leitung, und schickst das Deckblatt mit allen Originalbelegen an:

BDKJ Diözesanverband Essen
Zwölfling 16
45127 Essen

Wenn du deinen Verwendungsnachweis abgeschickt hast, wirst du automatisch auf eine Seite weitergeleitet, auf der du das Deckblatt herunterladen kannst.
Außerdem findest du es auch jederzeit ganz unten auf der Übersichtsseite deines Vorgangs.

Kann die Förderhöhe bei der Prüfung noch angepasst werden, wenn ich die berechnete Summe nicht nachvollziehen kann?

Ja, das wird bei der Prüfung kontrolliert und kann vor der Auszahlung noch angepasst werden.

Sollte danach trotzdem etwas unklar sein, melde dich gerne in der Diözesanstelle.

Was ist eine Einzelveranstaltung?

Wenn deine Veranstaltung an einem Tag stattfindet und ihr nicht übernachtet, ist sie eine Einzelveranstaltung. Mehrtägige Aktivitäten mit Übernachtung sind Blockveranstaltungen. Eine Kombination kann eine Veranstaltungsreihe sein.

Was ist eine Blockveranstaltung?

Eine Blockveranstaltung ist eine Aktivität, die an mehreren Tagen stattfindet, inhaltlich zusammenhängt und bei der man übernachtet. Beispiele sind zum Beispiel Wochenendfahrten, Ferienfreizeiten oder das Gruppenleitungskurswochenende.
Übernachtet ihr nicht sind es mehrere Einzelveranstaltungen, die als Veranstaltungsreihe abgerechnet werden können.

Was ist eine Veranstaltungsreihe?

Veranstaltungsreihen sind Aktivitäten, die sachlich, aber nicht zeitlich zusammenhängen. Veranstaltungsreihen gibt es in den Förderbereichen C.I Aus- und Fortbildung, C.II Bildungsarbeit oder C.V.3 kurzen Pauschalmaßnahmen.

Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten.

  1. Die Veranstaltungsreihe besteht aus mehreren Einzelveranstaltungen:
    z. B. findet ein Gruppenleitungskurs an mehreren Abenden statt. Dann können die Programmstunden über den gesamten Zeitraum verteilt werden, solang an jedem Abend mindestens 2,5 Stunden stattfinden.
  2. Die Veranstaltungsreihe besteht aus mehreren Blockveranstaltungen:
    z. B. bei eurer Bildungsveranstaltung übernachtet ihr an zwei Wochenenden, behandelt inhaltlich dasselbe Thema und die Wochenenden bauen aufeinander auf. Hier werden die Programmstunden jeder Blockveranstaltung separat betrachtet, können aber zusammen abgerechnet werden.
  3. Die Veranstaltungsreihe besteht aus einer Kombination von Einzelveranstaltungen und Blockveranstaltungen:
    z. B. könnte ein Leitungskurs aus einem Wochenende (Blockveranstaltung) und zwei Abendterminen (Einzelveranstaltungen) bestehen. Hier wird die Blockveranstaltung separat betrachtet, aber die Programmstunden der Einzelveranstaltungen können addiert werden, solange an jedem Abend mindestens 2,5 Stunden stattgefunden haben.

Formulare und nützliches zur Abrechnung

Bei manchen Veranstaltungen ist es sinnvoll, das ein oder andere Formular zur Hand zu haben, um ggf. Kosten zu belegen, für die es so erstmal keine Rechnung gab:

Ihr habt keine Rechnung für eine Unterkunft oder eine Raumnutzung, da ihr z. B. das Gemindezentrum nutzen durftet?
Bitte nutzt das Formular K1.

Ihr seid mit privaten PKW an- und abgereist?
Bitte nutzt das Formular K2.

Ihr hattet Vor- oder Nachbereitungskosten, z. B. Porto, Telefonkosten oder Kosten für Kopien oder Werbung?
Bitte nutzt das Formular K3.

Ein*e externe*r Referent*in hat euch besucht und bekommt Honorar- und Fahrtkosten?
Bitte nutzt das Formular K4.

 

Was ihr sonst bei euren Abrechnungen beachten solltet:

  • Alle Rechnungen müssen auf den Träger der Maßnahme ausgestellt sein
  • Auf der Rechnung für die Unterkunft werden genauso viele Teilnehmer*innen abgerechnet wie in der TN-Liste stehen
  • Für jede Überweisung ist ein Zahlungsnachweis (z. B. Kontoauszug) beigelegt
  • Vermerkt gerne neben den Quittungen, falls ihr bar bezahlt habt
  • Thermobelege müssen kopiert werden
  • Ihr möchtet etwas kennzeichnen? Macht das am Besten auf der Kopie!
  • Der Bewilligungsbescheid für kommunale Zuschüsse ist beigefügt oder wird sobald wie möglich nachgereicht

Die Belege enthalten KEINE Kosten für:

  • Alkohol
  • Tabak
  • Pfand / Kaution
  • persönliche Artikel des täglichen Bedarfs
  • Anschaffungskosten (außer bei Projekten)

Falls da doch was mit drauf steht, streicht es bitte auf den Kopien durch. Nicht auf den Originalbelegen!

Und wie immer gilt: Meldet euch gerne in der BDKJ Diözesanstelle, wenn ihr Fragen habt!